業務効率化のためのプログラミングはどう活用すればいい?業務効率でできることと勉強方法を解説
  • 業務を効率化するためにプログラミング言語を勉強したいけど何をすればいいの?
  • プログラミングで業務効率できることは何?
  • プログラミングで業務効率を図るときに気をつけることは何?
疑問に思う人

日々の業務を行なっているとプログラミングで効率化できないかと思うけど、実際にプログラミングで効率化するとなると何が業務効率できるのかわからなくてお困りではありませんか?

プログラミングというとパソコンで使う機能というところまではわかると思いますが実際にやってみないとどういったものなのかということが見えづらいため、業務効率に向けてプログラミングがどう活躍するのかわからないと思います。

この記事では事務職として入社したのに実際にプログラミングで業務効率を行ったことでIT部門に回された筆者がプログラミングで業務効率することができる業務内容や、プログラミングの学習では何を勉強すれば良いのか、また注意点などを解説していきます。

コツリン
実際に業務を効率化させているし、今ではIT部門でも働いているから色々な面でアドバイスできるぞ

この記事を読んで業務を効率化させていって仕事を楽にしていってください。

AIの学習をするかどうかで迷っている方へのアドバイス
そもそもAIの学習をするのはなぜですか?
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コツリン
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効率化によるメリット

プログラミングを介してパソコンに作業を行わせることで次のようなメリットがあります。

  • 仕事の本質に集中できる
  • 時間が生まれる
  • 作業が正確になる

仕事の本質に集中できる

プログラミングによる作業の効率化の一番のメリットは人間でしかできないような重要な部分に集中できることがあります。

人は1日の中で大小を合わせて3,5000回の決断を行っています。

何かしらの決断を行うにはさまざまな情報を考慮し決断する必要がありますが、何かしらの決断を行うたびに脳への疲労は蓄積されます。

コツリン
頭を使う作業を午前と午後で行なった場合、大抵の人は午前の方が集中できるはずだ

脳への疲労が蓄積されている状態で何かしらの判断を行うことは非常に危険です。

重要なことは普段から重要でない仕事の判断などを行わないことで脳への負担を軽くするということになります。

仕事の内容にもよりますが、重要でない仕事をプログラミングを介してパソコンにやらせることで脳への負担を抑えることにつながり重要な仕事に対して正しい判断を下せると言えるでしょう。

時間が生まれる

プログラミングの特徴として自動で素早く動くということがあります。

プログラミングを通してパソコンが人間の代わりに仕事を行うと同時に素早く処理を行ってくれるため時間が生まれるようになります。

例えばフォルダの中にある複数のエクセルに対してシートを追加するという作業があったとします。
人間であればそれぞれのエクセルを開いてからシートを追加するという作業が必要ですが、プログラミングで行えば人間の代わりに作業を素早く行ってくれます。

パソコンが作業を行ってくれるため時間が生まれることにつながり、人間でないとできないような作業を行うための時間を作ることが可能になります。

作業が正確になる

プログラミングは人間がパソコンに作業させるための指示書になりますがパソコンはこの指示書の通りに動くため作業漏れがなくなるなど作業が正確に行われるようになります。

人間であれば作業漏れを防ぐためにチェックリストなどを設けることもありますが、それでも漏れる場合があると言えるでしょう。

コツリン
人は常に失敗する可能性を持っている存在であるということだ

作業漏れなどでミスをした場合はトラブルが発生するかトラブルを回避するために何かしらの対応を行う必要があります。

しかしながら、パソコンはプログラミングを介して指示通りに動くため作業漏れといったミスは起こりません。

作業内容が明確に決まっていて失敗が許されないような作業はプログラミングでパソコンに行わせることが重要と言えます。

定型的な業務をプログラミングで効率化

業務を効率化する上で一番簡単で確実なことは定型的なロジックと言った反復作業が存在している業務をパソコンにやらせることです。

仕事をしていると人によってはめんどくさいけどやらないといけないいつもと同じ作業を繰り返しているということはよくあると思います。

こういった仕事ではどの条件の時にはどのように処理するのかというロジックが決まっていることも多いですが、こう言った業務はエクセルの関数のようにパソコンに行わせることが可能となります。

例えば請求書の作成を想像してください。
今ではエクセルなどを用いて単価や個数を入力すれば、合計なども自動的に計算されて簡単に作成できますが計算はロジックの決まっている作業であるためパソコン(エクセル)に計算させることができるため計算を行うという業務を削減できているという事になります。

プログラミングで効率化

プログラミングとは、人間がパソコンに対してどのように動作するのかという指示を与える作業のことを言います。

プログラミングというと複雑なコードを書いているようで得体の知れない存在に見えるかも知れませんが実際は、人間がパソコンに対してどのように動作するのかという指示を行なっているだけということになります。

ひとエちゃん
人間がやっている作業をプログラミングに落とし込むことで人間が指示したことを代わりにやってくれているということね

プログラミングと言っても色々なプログラミング言語が存在しており、プログラミング言語ごとにできることが違いますので業務効率を進めたいのであれば業務効率ができるプログラミング言語を選びましょう。

一般的な業務効率としてはエクセルやワードといった業務で使うソフトを自動で動作してくれることが主になります。

コツリン
もちろん、もっと複雑な業務をソフトウェアで効率化することもできるがその場合は専門の知識を保有している人に頼む方が理想だ

ここからはプログラミングの知識を保有していない人でも企業のPCなどで使うことができるプログラミング言語を紹介していきます。

 企業によっては方針などで禁止されているケースもありますので注意してください

VBA

VBAとはVisual Basic for Applicationsの略語になります。

VBAではExcelなどのOffice製品をプログラミングで自動的に動作させることができるようになります。

VBAに関しては書籍も多く販売されているほかUdemy やネット上にも多くの情報が溢れています。

また、エクセルといったOfficeを動かすための言語のため普段に操作している作業をプログラミングで動作させるということからプログラミングを通して何をしているのか分かり易いです。

ひとエちゃん
プログラミングって抽象的だから何をしているのかわからなくて挫折する人も多いのよね

そのため、初めてのプログラミングとしてもとっつきやすく学習しやすいプログラミング言語になります。

Officeのプログラミング言語ではありますがエクセルのファイルに記述することでエクセルの内容をそのままメールに添付したりエクセルのファイルを作成したりとできることは多いため、覚えておくと普段のエクセルやワードを利用した一連の作業をボタン一つで自動化することになります。

ひとエちゃん
いつもの作業をVBAでプログラミングに落とし込んでボタン一つでその作業を開始するということね

VBAでは書籍の他にもUdemyと呼ばれるオンラインの学習プラットフォームでも格安で学習することが可能です。

Udemyではセールが毎月のように行われておりこれらのセールを活用すれば2,000円ほどで学習できるほか講師に掲示板形式で質問をすることも可能になります。
▶︎UdemyのVBA講座を確認

Python

Pythonとは近年では多くのことができるプログラミング言語として使われていますが、業務効率化という視点で見るとGoogleの機能の一つであるGoogleColabを利用することでパソコンの設定を変えることなくGoogleドライブ上でExcelを操作することができます。

普通の企業ではPCの設定を変えることはできないため企業のPCでプログラミングを行うことはできませんがGoogleColabを利用することでインターネット上でエクセルを操作することが可能になります。

コツリン
インターネット上でExcelを操作するイメージだな

GoogleColabではないですが、UdemyでもExcelを操作するための講座は開かれています。
▶︎UdemyのPythonによるエクセル操作の講座を確認

これらの作業内容をGoogleColab上で行うことでインターネット上でのエクセル操作を通じ業務効率ができるようになります。
▶︎他サイト:【Python】Google ColabでExcel操作をしよう!(OpenPyXL)

プログラミング以外の方法としてRPAで効率化

プログラミングではないですが、最近ではRPA(Robotic Process Automation)を利用することでも業務の効率化が可能となります。

RPAはプログラミングではなく、RPAのメーカーが用意した項目を組み合わせることで誰でもパソコンに自動的に動作させることができます。

例えば、伝票を作成し上司に決済をもらう業務フローがあったとします。
このとき、伝票の作成をトリガーとして伝票の内容に沿って上司への決済をパソコン上で行うことや金額によってどの上司に決済を確認しに行くのかと言ったことをパソコンで行ってくれます。

従来のプログラミングによる業務効率化は個人単位での業務の効率化が中心でしたがRPAを用いることで複数人でのデータのやり取りを可能にすることなどを簡単にできるようになっていることが特徴の一つとして挙げられます。

プログラミングだけではなくRPAの導入を目指すことで業務効率化ができることも覚えておきましょう。

予測・判断を求める業務を効率化

従来では人間が判断を行いパソコンが条件に従って作業をしていましたが、これからは人間の判断部分もパソコンが行わせることが可能になります。

従来のパソコンでは定型的なロジックが存在している業務についてはプログラミングなどを通してパソコンに作業をさせることが可能でした。

言い換えれば、ロジックが存在しない業務である人間が予測・判断をしないといけない業務については人間が行なっていたという事になります。

例えば大量の犬や猫が映った画像をフォルダに振り分ける作業があったとします。
この時、人間が画像に対して犬が写っているのか猫が写っているのかを判断し画像にラベリングを行います。
ラベリングの結果を条件としてパソコンはフォルダの振り分けを行なっていると言えます。

これらの判断部分をパソコンが担う技術を現代ではAIと考えることができます。
▶︎関連記事:ビジネスでAIは何をしてくれるのか|ビジネスとAIの関係や導入の注意点を解説

AIによる効率化

AIも時代などによって考え方が変わりますが、現代では機械学習と呼ばれる手法を用いることで過去のデータから特徴を見つけ出すことでアルゴリズムを作成します。
▶︎関連記事:機械学習ってなに?|機械学習の意味から使いみちまで解説

そのアルゴリズムに対して未知のデータを投入することで、投入したデータがどのようなデータなのかといった出力結果を導き出してくれることが可能になります。

機械学習の結果を人間の予測・判断に置き換えることで人間が行なっていた予測・判断の部分の業務効率化を図ることができるようになります。

機械学習は過去のデータを分析し特徴を見つけ出すことで未知のデータの予測を行うためのアルゴリズムを作り、アルゴリズムから入力結果に対する出力が得られる

現代におけるAIの要とも言える機械学習はPythonと呼ばれるプログラミング言語で行うことがほとんどです。

機械学習では大量の過去データを分析することからプログラミングを利用して機械学習を行いアルゴリズムを作成する事になります。

このPythonを通して機械学習をGoogleが無料で提供してくれている機能の一つGoogleColab上で行い、機械学習によって作成された結果をGoogleColab上で確認することも可能となります。

コツリン
Google ColabはGoogleのアカウントを持っている人なら誰でも利用できるぞ

また、機械学習で作成されたアルゴリズムをソフトウェアに組み込むことで、判断を行い判断結果をもとに作業をするといったことも可能になります。

AI搭載のソフトウェアの構造

注意点

人間の代わりに予測・判断をしてくれると言っても、完璧な判断をしてくれるわけではありません

そのため、AIによる予測・判断については常に間違える可能性があるということは認識しておく必要があります。

医療の現場でCTスキャンの結果からがんがあるかないかを予測・判断をする際にも最終的には人間が判断をしていることからもわかると思います。

また、機械学習では過去のデータを利用しますが適切な形でデータを扱わないとアルゴリズムの精度も悪くなってしまうということがあります。

こういったAIとの付き合い方というのもしっかりと考えておきましょう。

適切な予測・判断のための業務効率化のために

AIの領域はまだまだ発展途上の部分も多く、IT企業でも十分なAIに関する知識を保有しているのかはまちまちというのが現状です。

また、業務の効率化となるとどうしても一般製品をそのまま取り入れるのではなく自社にカスタマイズした状態で導入することが必要になります。

AIにおける自社のカスタマイズとなると機械学習を適切な形で行うこととなりますが、機械学習のために必要なデータというのは機械学習を理解していないとわかりません。

例えばワインのアルコール度数を予測するための機械学習を行なったとします。
機械学習のデータとして「作られた年代」「赤ワインか白ワインか」「作られた場所」などのデータをもとに機械学習したとします。
しかしながらワインのアルコール度数を調べるにはブドウの品種も重要だと言えます。

こういった機械学習を理解する場として現在ではAI専門のプログラミングスクールもあるほか最近では無料で学習できるプラットフォームも解説されています。

導入の際の注意点

プログラミングで業務を効率化することは良いことですが、プログラミングは一度構築してしまうと修正することが難しい部分もあります。

人間であれば仕事の仕方を変えるといったことも簡単に行えますが、プログラミングの場合はそう簡単ではありません。

実際にプログラミングで業務効率を行う場合は次のようなことに注意していきましょう。

仕事自体も見直す

プログラミングで業務効率を行う際に、今の業務の内容をそのままプログラミングで効率化しようとしてしまいますが、実際は業務そのものを変える必要があることもあります。

人は普段からやっていることに対しては疑問に考えなくなってしまうということがあるため、現在の業務をそのまま効率化しようとしてしまいますが、そもそも業務自体を見直すことで効率化できるケースもあります。

例えば、過去からの慣例でFAXを使って相手先とやり取りを行なっていたけれども実際はメールで連絡を取り合った方がよかったということもあります。
この場合、過去からの慣例に慣れてしま得ことでFAXを使っていることに疑問を感じなくなってしまっていることが原因で非効率なことをしているということになります。

プログラミングを導入する際には、そもそも今の仕事の仕方自体をもっと効率的にするにはどうすればいいのかをまず考え、効率化してからプログラミングで自動化することが重要です。

仕事が変わることを前提にしておく

仕事というものは常に変わるものです。

そのため、プログラミングで効率化する部分については業務の内容があまり変わらない部分を中心に行いましょう。

特にプログラミングに慣れていないうちは業務の中の部分的なところをプログラミングで効率化しておき、プログラミングに慣れてきたら徐々にプログラミングで行わせる部分を増やしていくことが必要です。

コツリン
最初から規模を大きくしてしまうと修正があった際に大掛かりになって、予期せぬエラーが発生したりするから注意が必要だ

誰でもわかるようにしておく

業務というのは日々変わっていきます。

そのため、業務の内容に合わせて構築したものは更新がしやすいようにしておくことが必要ですが、必ずしも自分が更新するわけではないという可能性を考えて誰でもわかりやすいようにしておくことが理想となります。

コツリン
プログラミングでも3日後の自分は他人と思わないいけないくらい複雑なものだし、わかりやすいようにしておくことが重要だ

と言ってもどうすればわかりやすい状態になるのかを説明することは難しいですが、何かしらの形でメモをしておくことが重要です。

どの条件の時にどのような処理をするのかといったことをメモしておくことで更新作業を行う際にも参考になりますのでおすすめです。

特にメモを残す場合には次のことを意識しましょう。

  • 目的を書いておく

どのような業務効率化であっても目的が何かしらあるはずです。

更新の時になぜこの作業を行っているのかという目的がわかれば更新作業も行いやすくなるということからも目的を記載しておきましょう。

業務効率化のためのプログラミングを学ぶなら

業務を効率化するためのプログラミングの方針としては次の二つがあります。

  • 定型的な業務をプログラミングによって自動化する
  • 人間の予測・判断を機械学習のプログラミングによってアルゴリズム化する

プログラミングを通して業務効率を行うことは誰でもできますが、業務効率のためのプログラミングを本格的に学ぶのであればPythonの機械学習の関するプログラミングを学びましょう。

Pythonの機械学習を勉強すると次のメリットがあります。

  • Pythonの使い方がわかる
  • Pythonの使い方とVBAの使い方は基本の考え方が似ているためVBAの習得もできる
  • Pythonの使い方がわかればPythonによるExcel操作の技術を覚えればExcelが操作できる
  • 機械学習といったAIの技術はこれから市場が伸びていくためスキルとして価値がある

プログラミングと一言で言ってもやれることは色々あるためプログラマーの中でもさまざまなジャンルが存在しています。

しかしながらプログラミングの操作は概して共通しているため、Pythonの使い方がわかればVBAの使い方も比較的スムーズに学習することが可能になります。

また機械学習といったAIのスキルは非常に価値のあるスキルとなっているため覚えておいて損はない技術でもあります。

次の記事で、AIについて独学する方法をまとめていますので、参考にしてみてください。

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